Giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm: Quy định và hồ sơ

Đối với mỹ phẩm nhập khẩu hoặc mỹ phẩm sản xuất trong nước nhưng đơn vị đứng tên công bố không phải là nhà sản xuất, Giấy ủy quyền LOA là một trong những tài liệu quan trọng trong hồ sơ công bố sản phẩm mỹ phẩm. Thông qua giấy ủy quyền, nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm xác nhận và trao quyền cho tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường Việt Nam được đứng tên công bố và phân phối sản phẩm.

Nếu Giấy ủy quyền không thể hiện đúng chủ thể, phạm vi ủy quyền hoặc không đáp ứng yêu cầu về hình thức, hồ sơ công bố mỹ phẩm có thể bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

Giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm là gì?

Giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm là văn bản do nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm lập để ủy quyền cho tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường Việt Nam thực hiện việc công bố và phân phối sản phẩm mỹ phẩm tại Việt Nam.

Theo quy định hiện hành, Giấy ủy quyền là thành phần hồ sơ bắt buộc đối với:

• Mỹ phẩm nhập khẩu;
• Mỹ phẩm sản xuất trong nước nhưng tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường không phải là nhà sản xuất.

Đối với mỹ phẩm nhập khẩu, Giấy ủy quyền phải đáp ứng thêm yêu cầu về chứng thực chữ ký và hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế hoặc quy định có liên quan.

Khi nào phải có Giấy ủy quyền?

Không phải mọi hồ sơ công bố mỹ phẩm đều phải có Giấy ủy quyền.

Trường hợp phải có Giấy ủy quyền

Đối với mỹ phẩm nhập khẩu:

Nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm phải ủy quyền cho tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường Việt Nam.

Ví dụ:

• Công ty A tại Hàn Quốc là nhà sản xuất mỹ phẩm và Công ty B tại Việt Nam là đơn vị nhập khẩu, phân phối sản phẩm. Công ty A cần lập Giấy ủy quyền cho Công ty B để Công ty B thực hiện công bố và phân phối sản phẩm tại Việt Nam.

Đối với mỹ phẩm sản xuất trong nước:

• Nếu doanh nghiệp đứng tên công bố đồng thời là nhà sản xuất thì thông thường không cần Giấy ủy quyền của nhà sản xuất.
• Nếu doanh nghiệp đứng tên công bố nhưng sản phẩm được sản xuất bởi một cơ sở khác thì phải có Giấy ủy quyền của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm.

Nội dung bắt buộc của Giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm

Theo Điều 6 Thông tư 06/2011/TT-BYT, Giấy ủy quyền phải có đầy đủ các nội dung sau:

Thông tin bên ủy quyền

Giấy ủy quyền phải thể hiện:

• Tên nhà sản xuất;
• Địa chỉ nhà sản xuất.

Nếu bên ủy quyền là chủ sở hữu sản phẩm thì phải ghi:

• Tên chủ sở hữu sản phẩm;
• Địa chỉ chủ sở hữu sản phẩm;
• Tên nhà sản xuất;
• Địa chỉ nhà sản xuất.

Thông tin bên nhận ủy quyền

Phải ghi rõ:

• Tên tổ chức/cá nhân được ủy quyền;
• Địa chỉ của tổ chức/cá nhân được ủy quyền.

Thông tin này cần thống nhất với thông tin của tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường Việt Nam trên Phiếu công bố.

Phạm vi ủy quyền

Đây là nội dung đặc biệt quan trọng.

Phạm vi ủy quyền phải thể hiện việc bên ủy quyền cho bên nhận ủy quyền: “đứng tên công bố và phân phối sản phẩm mỹ phẩm tại Việt Nam”.

Không nên chỉ ghi chung chung như:

• “Ủy quyền kinh doanh sản phẩm”;
• “Ủy quyền phân phối sản phẩm”;
• “Ủy quyền đại diện tại Việt Nam”.

Nếu không thể hiện rõ quyền đứng tên công bố và phân phối mỹ phẩm tại Việt Nam, hồ sơ có thể phát sinh yêu cầu làm rõ hoặc sửa đổi.

Nhãn hàng hoặc tên sản phẩm

Giấy ủy quyền phải xác định sản phẩm được ủy quyền thông qua:

• Tên nhãn hàng; hoặc
• Tên sản phẩm.

Doanh nghiệp nên ghi chính xác tên sản phẩm theo tài liệu pháp lý và nhãn sản phẩm để tránh tình trạng tên trên Giấy ủy quyền không thống nhất với Phiếu công bố.

Thời hạn ủy quyền

Giấy ủy quyền phải ghi rõ thời hạn có hiệu lực.

Có thể thể hiện theo:

• Từ ngày… đến ngày…;
• Hoặc theo thời hạn cụ thể khác phù hợp với thỏa thuận giữa các bên.

Doanh nghiệp nên bảo đảm Giấy ủy quyền còn hiệu lực tại thời điểm thực hiện công bố sản phẩm.

Cam kết cung cấp PIF

• Nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm phải cam kết cung cấp đầy đủ Hồ sơ thông tin sản phẩm (PIF) cho tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường Việt Nam.
• Đây là nội dung bắt buộc nhằm bảo đảm đơn vị đứng tên công bố có khả năng cung cấp hồ sơ sản phẩm khi cơ quan quản lý yêu cầu kiểm tra.

Người ký Giấy ủy quyền

Giấy ủy quyền phải thể hiện:

• Họ tên người đại diện bên ủy quyền;
• Chức danh;
• Chữ ký.

Doanh nghiệp cần kiểm tra người ký có thẩm quyền đại diện cho nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm hay không.

Giấy ủy quyền của mỹ phẩm nhập khẩu có phải hợp pháp hóa lãnh sự không?

Đối với mỹ phẩm nhập khẩu, quy định hiện hành yêu cầu Giấy ủy quyền phải là bản có chứng thực chữ ký và được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế hoặc quy định áp dụng.

Doanh nghiệp cần kiểm tra quốc gia cấp Giấy ủy quyền trước khi thực hiện thủ tục chứng nhận giấy tờ. Đặc biệt, đối với các quốc gia đã áp dụng cơ chế Apostille với Việt Nam, cần xem xét việc sử dụng Apostille thay cho thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế có hiệu lực.

Việc lựa chọn đúng hình thức chứng nhận ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế trường hợp phải xin lại Giấy ủy quyền.

Giấy ủy quyền có cần công chứng không?

Cần phân biệt giữa chứng thực chữ ký và công chứng toàn bộ nội dung văn bản.

• Đối với Giấy ủy quyền của mỹ phẩm nhập khẩu, quy định tập trung vào yêu cầu chứng thực chữ ký của bên ủy quyền và hợp pháp hóa lãnh sự theo trường hợp áp dụng.
• Do đó, không nên mặc định rằng Giấy ủy quyền bắt buộc phải được công chứng toàn bộ nội dung như một hợp đồng. Doanh nghiệp cần thực hiện đúng hình thức chứng nhận mà pháp luật Việt Nam và pháp luật của quốc gia cấp giấy tờ yêu cầu.

Giấy ủy quyền có phải nộp bản gốc không?

Theo quy định về hồ sơ công bố, Giấy ủy quyền có thể được nộp dưới dạng:

• Bản sao có chứng thực hợp lệ.

Đối với mỹ phẩm nhập khẩu, cần đặc biệt lưu ý yêu cầu về chứng thực chữ ký và hợp pháp hóa lãnh sự đối với Giấy ủy quyền. Doanh nghiệp nên lưu giữ bản gốc để phục vụ việc kiểm tra hồ sơ sau công bố.

Giấy ủy quyền và PIF có giống nhau không?

Giấy ủy quyền (LOA) chứng minh quyền của tổ chức, cá nhân tại Việt Nam trong việc đứng tên công bố và phân phối sản phẩm.

Trong khi đó, PIF là Hồ sơ thông tin sản phẩm, chứa các tài liệu về:

• Thông tin hành chính;
• Chất lượng nguyên liệu;
• Chất lượng thành phẩm;
• An toàn và hiệu quả của sản phẩm.

Theo Thông tư 06/2011/TT-BYT, mỗi sản phẩm mỹ phẩm lưu thông trên thị trường phải có PIF được lưu giữ tại địa chỉ của tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường. Vì vậy, việc có Giấy ủy quyền không thay thế nghĩa vụ xây dựng và lưu giữ PIF.

Những lỗi thường gặp khi làm Giấy ủy quyền công bố mỹ phẩm

Một số lỗi doanh nghiệp thường gặp gồm:

Tên sản phẩm không thống nhất

• Tên trên LOA khác với:
  • Phiếu công bố;
  • Nhãn sản phẩm;
  • CFS;
  • Tài liệu của nhà sản xuất.
• Sai chủ thể ủy quyền: Ví dụ, thương hiệu ký LOA nhưng không chứng minh được thương hiệu đó là chủ sở hữu sản phẩm hoặc không phải nhà sản xuất.
• Phạm vi ủy quyền quá chung chung: Chỉ ghi “ủy quyền phân phối tại Việt Nam” nhưng không có nội dung đứng tên công bố.
• Thiếu thời hạn ủy quyền: Giấy ủy quyền không ghi thời hạn hoặc thời hạn đã hết.
• Người ký không đúng thẩm quyền: Người ký LOA không thể hiện chức danh hoặc không chứng minh được quyền đại diện cho bên ủy quyền.
• Chưa hoàn thiện thủ tục chứng nhận giấy tờ: LOA của nước ngoài chưa được chứng thực chữ ký hoặc chưa hoàn tất thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự/Apostille trong trường hợp cần thiết.

Một số lưu ý khi chuẩn bị Giấy ủy quyền

Để hạn chế việc phải xin lại LOA, doanh nghiệp nên kiểm tra trước các nội dung:

• Tên và địa chỉ nhà sản xuất;
• Tên và địa chỉ chủ sở hữu sản phẩm nếu khác nhà sản xuất;
• Tên và địa chỉ đơn vị đứng tên công bố tại Việt Nam;
• Tên nhãn hàng;
• Tên từng sản phẩm;
• Phạm vi ủy quyền;
• Thời hạn ủy quyền;
• Cam kết cung cấp PIF;
• Người ký và chức danh người ký;
• Hình thức chứng nhận giấy tờ;
• Tính thống nhất với CFS, nhãn và các tài liệu khác.

Đặc biệt đối với hồ sơ mỹ phẩm nhập khẩu, việc kiểm tra LOA nên được thực hiện trước khi doanh nghiệp yêu cầu nhà sản xuất ký và chứng nhận, bởi nếu sai chủ thể hoặc sai phạm vi ủy quyền thì việc sửa lại thường phải thực hiện lại toàn bộ quy trình ký, chứng thực và chứng nhận giấy tờ.

Kết luận

Giấy ủy quyền là tài liệu có vai trò quan trọng trong hồ sơ công bố mỹ phẩm, đặc biệt đối với mỹ phẩm nhập khẩu. Một Giấy ủy quyền hợp lệ không chỉ cần có chữ ký của bên ủy quyền mà còn phải thể hiện đầy đủ chủ thể, sản phẩm, phạm vi và thời hạn ủy quyền, đồng thời đáp ứng yêu cầu về chứng thực và chứng nhận đối với giấy tờ nước ngoài.

Do đó, trước khi tiến hành công bố mỹ phẩm, doanh nghiệp nên kiểm tra Giấy ủy quyền cùng với CFS, nhãn sản phẩm, thông tin nhà sản xuất và PIF để bảo đảm các tài liệu thống nhất và đáp ứng đúng yêu cầu pháp lý.