Công bố mỹ phẩm nhập khẩu: Hồ sơ, thủ tục 2026

Mỹ phẩm nhập khẩu chỉ được đưa ra lưu thông tại Việt Nam sau khi tổ chức chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường được cấp số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm. Hồ sơ thường tập trung vào Phiếu công bố, giấy ủy quyền, CFS hoặc tài liệu thay thế hợp lệ và thông tin thành phần. Với hồ sơ hợp lệ, thời hạn giải quyết theo thủ tục hành chính hiện hành là 15 – 20 ngày làm việc; phí thẩm định là 500.000 đồng cho mỗi phiếu công bố.

Điểm cần hiểu đúng là số tiếp nhận Phiếu công bố không phải giấy chứng nhận rằng cơ quan quản lý đã kiểm nghiệm và bảo đảm tuyệt đối chất lượng sản phẩm. Doanh nghiệp đứng tên công bố vẫn chịu trách nhiệm về tính an toàn, chất lượng, hiệu quả và hồ sơ thông tin sản phẩm trong suốt quá trình lưu hành.

Tóm tắt thủ tục công bố mỹ phẩm nhập khẩu

Thời gian trên là thời hạn xử lý của cơ quan quản lý đối với hồ sơ đã đáp ứng yêu cầu. Tổng thời gian thực tế thường dài hơn nếu doanh nghiệp chưa có giấy ủy quyền, CFS, tài liệu chứng minh lưu hành hợp pháp hoặc hồ sơ cần chỉnh sửa từ phía nhà sản xuất nước ngoài.

Mỹ phẩm nhập khẩu có bắt buộc phải công bố không?

Có. Tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa mỹ phẩm ra thị trường chỉ được phép lưu thông sản phẩm sau khi được cơ quan có thẩm quyền cấp số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm.

Quy định này áp dụng cho các nhóm sản phẩm có mục đích chính như làm sạch, làm thơm, thay đổi diện mạo, bảo vệ hoặc giữ cơ thể trong điều kiện tốt, chẳng hạn sản phẩm chăm sóc da, trang điểm, chăm sóc tóc, nước hoa, sản phẩm chống nắng và sản phẩm chăm sóc răng miệng được phân loại là mỹ phẩm.

Không phải sản phẩm nào dùng ngoài da cũng mặc nhiên là mỹ phẩm. Nếu công dụng thể hiện xu hướng điều trị bệnh, phục hồi cấu trúc sinh lý hoặc mang tính dược lý, sản phẩm có thể không được phân loại là mỹ phẩm. Vì vậy, cần kiểm tra công thức, đường dùng, mục đích sử dụng và nội dung claim trước khi lập hồ sơ.

Ai được đứng tên công bố mỹ phẩm nhập khẩu?

Đơn vị đứng tên phải là tổ chức hoặc doanh nghiệp tại Việt Nam có chức năng kinh doanh mỹ phẩm, đồng thời có quyền đưa sản phẩm ra thị trường theo giấy ủy quyền hợp lệ của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm.

Doanh nghiệp nhập khẩu không nên mặc định rằng hợp đồng mua bán hoặc hóa đơn thương mại có thể thay cho giấy ủy quyền. Giấy ủy quyền dùng trong hồ sơ công bố cần thể hiện đúng bên ủy quyền, bên được ủy quyền, phạm vi đứng tên công bố và phân phối tại Việt Nam, nhãn hàng hoặc sản phẩm, thời hạn và cam kết cung cấp Hồ sơ thông tin sản phẩm.

Hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu gồm những gì?

Một bộ hồ sơ thực tế thường được chuẩn bị theo bốn nhóm sau.

1. Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm

Phiếu công bố phải lập theo mẫu hiện hành và khai thống nhất các thông tin:

• tên nhãn hàng, tên sản phẩm và các dạng/màu;
• dạng sản phẩm và mục đích sử dụng;
• thông tin nhà sản xuất, chủ sở hữu sản phẩm và đơn vị đứng tên tại Việt Nam;
• danh sách thành phần theo danh pháp phù hợp;
• cam kết và thông tin của người đại diện có thẩm quyền.

Tên sản phẩm, tên pháp nhân và địa chỉ trong Phiếu công bố phải khớp với giấy ủy quyền, CFS hoặc tài liệu chứng minh lưu hành hợp pháp. Khác biệt nhỏ về cách viết tên công ty, đơn vị hành chính hoặc dấu câu cũng có thể làm phát sinh yêu cầu giải trình.

2. Giấy ủy quyền của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm

Giấy ủy quyền phải xác định rõ quyền đứng tên công bố và phân phối sản phẩm mỹ phẩm tại Việt Nam. Tài liệu cần có chữ ký của người có thẩm quyền, thời hạn ủy quyền, danh mục nhãn hàng hoặc sản phẩm và cam kết cung cấp PIF.

Đối với tài liệu do nước ngoài cấp, yêu cầu chứng thực chữ ký và hợp pháp hóa lãnh sự được xác định theo quốc gia, điều ước quốc tế và trường hợp miễn áp dụng. Không nên hợp pháp hóa lãnh sự trước khi rà nội dung, vì một tài liệu đã hợp pháp hóa nhưng sai phạm vi ủy quyền vẫn có thể không sử dụng được.

3. Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) hoặc tài liệu phù hợp

CFS dùng để chứng minh sản phẩm được phép lưu hành tại nước sản xuất hoặc nước xuất khẩu. Tài liệu phải do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn hiệu lực và đáp ứng yêu cầu về hình thức.

Từ năm 2025, thủ tục hành chính đã ghi nhận cơ chế miễn CFS trong nhiều trường hợp liên quan đến sản phẩm từ quốc gia thành viên ASEAN hoặc CPTPP, nếu doanh nghiệp cung cấp được tài liệu phù hợp chứng minh sản phẩm được lưu hành hợp pháp. Khả năng miễn không chỉ phụ thuộc nơi hàng được gửi đi; cần đối chiếu nước sản xuất, nước xuất khẩu, nội dung tài liệu và quy định áp dụng cho từng hồ sơ.

Doanh nghiệp nên kiểm tra ba câu hỏi trước khi yêu cầu đối tác cấp CFS:

• Cơ quan cấp có đúng thẩm quyền không?
• Tên sản phẩm, nhà sản xuất và chủ sở hữu có khớp hồ sơ không?
• Trường hợp này bắt buộc CFS, được miễn hay có thể sử dụng tài liệu chứng minh khác?

4. Công thức thành phần và thông tin sản phẩm

Công thức cần thể hiện đầy đủ thành phần theo tên quốc tế phù hợp và tỷ lệ đối với các chất mà pháp luật yêu cầu phải khai nồng độ. Ngoài công thức, doanh nghiệp cần thống nhất dạng sản phẩm, mục đích sử dụng, quy cách đóng gói, nhà máy thực hiện từng công đoạn và các biến thể màu/mùi.

Đây là phần thường phát sinh lỗi nếu tài liệu marketing dùng claim vượt quá bản chất mỹ phẩm, thành phần không đúng danh pháp hoặc nhà sản xuất thay đổi công thức nhưng hồ sơ công bố chưa được cập nhật.

Một Phiếu công bố được ghi bao nhiêu sản phẩm?

Nguyên tắc chung là mỗi sản phẩm được công bố trong một Phiếu công bố. Tuy nhiên, một số sản phẩm cùng chủ sở hữu có thể được ghi chung nếu đáp ứng điều kiện, chẳng hạn sản phẩm đóng dưới tên chung và bán theo bộ, hoặc cùng tên, cùng dòng, công thức tương tự nhưng khác màu hoặc mùi.

Không nên áp dụng máy móc ngoại lệ này. Sản phẩm nhuộm tóc và nước hoa có yêu cầu tách theo từng màu hoặc mùi. Sản phẩm được hoàn thiện tại các công ty sản xuất khác nhau cũng có thể phải công bố riêng. Việc gộp sai làm tăng nguy cơ hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi và ảnh hưởng kế hoạch nhập hàng.

Quy trình công bố mỹ phẩm nhập khẩu

Bước 1: Xác định sản phẩm có phải mỹ phẩm

• Rà công thức, dạng dùng, vị trí sử dụng và claim. Những từ ngữ như “điều trị”, “chữa”, “kháng viêm” hoặc tác động sâu đến chức năng cơ thể cần được đánh giá cẩn trọng.

Bước 2: Xác định pháp nhân đứng tên và chuỗi sản xuất

• Kiểm tra doanh nghiệp Việt Nam, chủ sở hữu nhãn hàng, nhà sản xuất, đơn vị đóng gói và các nhà máy tham gia. Chuỗi này phải được phản ánh nhất quán trong giấy ủy quyền và Phiếu công bố.

Bước 3: Rà giấy ủy quyền và CFS/tài liệu thay thế

• Kiểm tra thẩm quyền ký, nội dung, thời hạn, ngôn ngữ, yêu cầu chứng thực và hợp pháp hóa lãnh sự. Với sản phẩm từ ASEAN hoặc CPTPP, đánh giá trước khả năng miễn CFS để tránh yêu cầu đối tác chuẩn bị tài liệu không cần thiết.

Bước 4: Chuẩn hóa công thức và claim

• Đối chiếu tên thành phần, tỷ lệ chất hạn chế, dạng sản phẩm và mục đích sử dụng. Claim trên nhãn, website và tài liệu quảng cáo phải thống nhất với tính năng đã công bố.

Bước 5: Lập và nộp hồ sơ

• Doanh nghiệp kê khai hồ sơ trên hệ thống dịch vụ công theo hướng dẫn, ký số và nộp phí. Sau khi nộp, cần theo dõi trạng thái và thông báo từ cơ quan tiếp nhận.

Bước 6: Xử lý yêu cầu sửa đổi, bổ sung nếu có

• Nếu hồ sơ chưa đáp ứng, cơ quan tiếp nhận thông báo nội dung cần bổ sung. Doanh nghiệp nên sửa theo một bộ thống nhất, đồng thời kiểm tra lại tất cả tài liệu liên quan thay vì chỉ sửa đúng một dòng được nêu.

Bước 7: Nhận số tiếp nhận và hoàn thiện điều kiện lưu hành

• Sau khi được cấp số, doanh nghiệp tiếp tục hoàn thiện nhãn, hồ sơ nhập khẩu, PIF và tài liệu hậu kiểm. Việc có số tiếp nhận không loại trừ trách nhiệm về chất lượng, an toàn và tính chính xác của hồ sơ.

Thời gian công bố mỹ phẩm nhập khẩu bao lâu?

Theo thủ tục hành chính được Bộ Y tế công bố năm 2025, hồ sơ hợp lệ được cấp số tiếp nhận trong 15 – 20 ngày làm việc. Nếu hồ sơ chưa đáp ứng, cơ quan tiếp nhận có tối đa 05 ngày làm việc để thông báo các nội dung cần sửa đổi, bổ sung.

Trong thực tế, doanh nghiệp nên tách hai khoảng thời gian:

• Thời gian chuẩn bị: phụ thuộc tốc độ lấy giấy ủy quyền, CFS hoặc tài liệu thay thế, hợp pháp hóa lãnh sự và chuẩn hóa công thức.
• Thời gian cơ quan xử lý: tính từ khi hồ sơ được nộp đúng và đủ theo quy định.

Do đó, không nên cam kết ngày nhập hàng chỉ dựa trên mốc 03 ngày. Một lỗi ở giấy ủy quyền hoặc CFS có thể khiến doanh nghiệp phải quay lại nhà sản xuất nước ngoài và kéo dài tiến độ.

Phí công bố mỹ phẩm nhập khẩu là bao nhiêu?

• Phí thẩm định công bố sản phẩm mỹ phẩm hiện được công bố ở mức 500.000 đồng cho mỗi Phiếu công bố. Đây là phí nhà nước, chưa bao gồm chi phí dịch thuật, chứng thực, hợp pháp hóa lãnh sự, chữ ký số, tư vấn hoặc xử lý hồ sơ.
• Khi lập ngân sách, doanh nghiệp cần xác định đúng số Phiếu công bố. Một dòng sản phẩm có nhiều nhà máy, màu, mùi hoặc biến thể không đủ điều kiện gộp có thể phát sinh nhiều phiếu và mức phí tương ứng.

Số tiếp nhận Phiếu công bố có hiệu lực bao lâu?

• Số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm có giá trị 05 năm kể từ ngày cấp. Nếu tiếp tục lưu hành sau thời hạn này, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục theo quy định trước khi số tiếp nhận hết hiệu lực và nộp phí tương ứng.
• Doanh nghiệp nên lập danh sách theo dõi ngày hết hạn cho từng số tiếp nhận, đồng thời rà thay đổi về công thức, nhà sản xuất, chủ sở hữu, đơn vị đứng tên và thông tin sản phẩm. Có những thay đổi chỉ cần thông báo hoặc bổ sung, nhưng cũng có thay đổi làm phát sinh yêu cầu công bố mới.

Có số công bố rồi có được nhập khẩu và bán ngay không?

Số tiếp nhận còn hiệu lực là điều kiện quan trọng để nhập khẩu mỹ phẩm vào Việt Nam, nhưng chưa phải bước cuối cùng. Trước khi đưa hàng ra thị trường, doanh nghiệp còn phải bảo đảm:

• hàng nhập khẩu khớp với sản phẩm đã công bố;
• nhãn gốc và nhãn phụ có nội dung bắt buộc, thống nhất với hồ sơ;
• claim không biến mỹ phẩm thành sản phẩm có công dụng điều trị;
• có PIF lưu tại địa chỉ của tổ chức chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường;
• đáp ứng yêu cầu về chất lượng, an toàn, quảng cáo và hậu kiểm.

Nếu chỉ có số công bố nhưng sản phẩm thực tế khác công thức, khác nhà sản xuất hoặc ghi nhãn sai, doanh nghiệp vẫn có rủi ro bị xử lý.

Hồ sơ PIF là gì và cần chuẩn bị khi nào?

PIF là Hồ sơ thông tin sản phẩm mỹ phẩm. Mỗi sản phẩm lưu hành phải có PIF lưu giữ tại địa chỉ của tổ chức chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường. Hồ sơ gồm bốn phần:

4. Tài liệu hành chính và tóm tắt sản phẩm;
5. Chất lượng nguyên liệu;
6. Chất lượng thành phẩm;
7. Tài liệu về an toàn và hiệu quả.

PIF không nên đợi đến khi có kế hoạch thanh tra mới chuẩn bị. Doanh nghiệp cần thỏa thuận với nhà sản xuất ngay trong giấy ủy quyền và hợp đồng để bảo đảm nhận được hồ sơ cần thiết. Đây là điểm dễ bị bỏ sót khi bên nhập khẩu chỉ tập trung lấy số công bố.

Những lỗi thường gặp khiến hồ sơ phải sửa

• Tên và địa chỉ không thống nhất: Tên nhà sản xuất, chủ sở hữu hoặc đơn vị đứng tên được viết khác nhau giữa CFS, giấy ủy quyền và Phiếu công bố. Cần thống nhất cách viết hoặc có tài liệu giải thích hợp lệ.
• Giấy ủy quyền thiếu phạm vi: Tài liệu chỉ ghi quyền phân phối nhưng không ghi quyền đứng tên công bố tại Việt Nam; thiếu thời hạn hoặc thiếu cam kết cung cấp PIF.
• Dùng CFS không phù hợp: CFS do sai cơ quan cấp, đã hết hiệu lực, không thể hiện đúng sản phẩm hoặc không đáp ứng yêu cầu về xác thực. Ngược lại, có hồ sơ thuộc trường hợp được miễn CFS nhưng doanh nghiệp chưa chuẩn bị tài liệu thay thế phù hợp.
• Công thức và claim không khớp: Tên thành phần không chuẩn, thiếu tỷ lệ chất cần khai báo hoặc công dụng thể hiện tính điều trị. Nội dung claim cần được rà đồng thời trên Phiếu công bố, nhãn và tài liệu marketing.
• Gộp nhiều sản phẩm sai nguyên tắc: Nhiều màu, mùi, bộ sản phẩm hoặc nhiều nhà máy được đưa chung một phiếu dù không đáp ứng điều kiện. Nên xác định phương án gộp/tách trước khi nộp phí và lập kế hoạch nhập khẩu.

Vi phạm quy định công bố có thể dẫn đến hậu quả gì?

Đưa mỹ phẩm ra lưu thông khi chưa được cấp số tiếp nhận, sử dụng số đã hết hiệu lực hoặc kê khai không đúng có thể dẫn đến xử phạt hành chính và các biện pháp khắc phục như đình chỉ hoạt động, thu hồi hoặc tiêu hủy sản phẩm tùy hành vi. Mức phạt cụ thể cần xác định theo chủ thể vi phạm, số lượng sản phẩm và tình tiết của vụ việc theo Nghị định 117/2020/NĐ-CP đã được sửa đổi, bổ sung.

Ngoài tiền phạt, rủi ro lớn hơn thường nằm ở chi phí thu hồi, tồn kho, chậm thông quan và mất quyền phân phối. Vì vậy, hồ sơ công bố cần được coi là một phần của kế hoạch nhập khẩu, không phải thủ tục xử lý sau khi hàng đã về.

Ocean EEC hỗ trợ công bố mỹ phẩm nhập khẩu như thế nào?

Ocean EEC hỗ trợ doanh nghiệp từ giai đoạn rà tài liệu của nhà sản xuất đến khi nhận số tiếp nhận và chuẩn bị nghĩa vụ sau công bố. Phạm vi công việc có thể gồm:

• đánh giá sơ bộ việc phân loại sản phẩm và claim;
• kiểm tra pháp nhân đứng tên, chuỗi nhà sản xuất và chủ sở hữu;
• rà giấy ủy quyền, CFS hoặc điều kiện sử dụng tài liệu thay thế;
• chuẩn hóa thông tin công thức và Phiếu công bố;
• đại diện hoặc hỗ trợ nộp, theo dõi và xử lý yêu cầu bổ sung;
• hướng dẫn nhãn hàng hóa và danh mục PIF phục vụ hậu kiểm.

Trước khi báo phạm vi và tiến độ, Ocean EEC cần xem tối thiểu tên sản phẩm, nước sản xuất, nhà sản xuất, chủ sở hữu, công thức và tình trạng giấy ủy quyền/CFS. Việc rà đầu vào giúp doanh nghiệp biết tài liệu nào có thể sử dụng, tài liệu nào cần sửa trước khi hợp pháp hóa hoặc nộp hồ sơ.

Liên hệ Ocean EEC:

Hotline/Zalo: 0903 481 181

Email: contact@oceaneec.vn

Câu hỏi thường gặp về công bố mỹ phẩm nhập khẩu

Mỹ phẩm nhập khẩu từ Hàn Quốc, Nhật Bản, Mỹ hoặc châu Âu có phải công bố không?

• Có. Nếu sản phẩm được đưa ra lưu thông tại Việt Nam và được phân loại là mỹ phẩm, doanh nghiệp phải có số tiếp nhận Phiếu công bố còn hiệu lực, trừ trường hợp nhập khẩu đặc biệt theo quy định như mẫu nghiên cứu hoặc kiểm nghiệm không đưa ra thị trường.

Mỹ phẩm từ ASEAN hoặc CPTPP có được miễn CFS không?

• Có thể được miễn trong các trường hợp đáp ứng điều kiện và có tài liệu chứng minh sản phẩm được lưu hành hợp pháp. Cần đánh giá từng hồ sơ theo nước sản xuất, nước xuất khẩu và loại tài liệu doanh nghiệp có; không nên mặc định mọi sản phẩm từ ASEAN/CPTPP đều tự động được miễn.

Giấy ủy quyền có bắt buộc hợp pháp hóa lãnh sự không?

• Tài liệu nước ngoài về nguyên tắc phải đáp ứng yêu cầu chứng thực và hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế hoặc quy định áp dụng. Nên kiểm tra nội dung trước khi thực hiện hợp pháp hóa.

Có thể công bố nhiều màu hoặc nhiều mùi trên một phiếu không?

• Một số sản phẩm cùng dòng, công thức tương tự nhưng khác màu hoặc mùi có thể được ghi chung. Riêng sản phẩm nhuộm tóc và nước hoa phải công bố riêng cho từng màu hoặc mùi; việc gộp còn phụ thuộc chủ sở hữu và nhà sản xuất.

Công bố mỹ phẩm có cần kiểm nghiệm trước không?

• Hồ sơ công bố thông thường không đồng nghĩa với thủ tục phê duyệt từng kết quả kiểm nghiệm trước khi cấp số. Tuy nhiên, doanh nghiệp chịu trách nhiệm về an toàn, chất lượng và phải có tài liệu trong PIF để chứng minh khi hậu kiểm.

Thay đổi nhà sản xuất có cần công bố lại không?

• Thay đổi nhà sản xuất là nội dung quan trọng và thường làm phát sinh yêu cầu công bố mới. Doanh nghiệp cần đối chiếu danh mục thay đổi phải công bố mới hoặc được bổ sung trước khi nhập lô hàng theo thông tin mới.

Số công bố có phải là giấy chứng nhận sản phẩm an toàn không?

• Không. Số tiếp nhận xác nhận doanh nghiệp đã thực hiện thủ tục công bố; đơn vị đứng tên vẫn tự chịu trách nhiệm về tính an toàn, hiệu quả, chất lượng và nội dung đã kê khai. Cơ quan quản lý thực hiện hậu kiểm khi sản phẩm lưu hành.

Có số công bố rồi có được quảng cáo mọi công dụng không?

• Không. Công dụng quảng cáo phải phù hợp bản chất mỹ phẩm, mục đích sử dụng và nội dung đã công bố. Không được sử dụng claim khiến người tiêu dùng hiểu sản phẩm có tác dụng phòng hoặc điều trị bệnh như thuốc.

Kết luận

Công bố mỹ phẩm nhập khẩu không chỉ là thao tác lấy một số tiếp nhận. Doanh nghiệp cần xử lý đồng thời quyền đứng tên, tài liệu nước ngoài, công thức, claim, nhãn và PIF. Chuẩn bị đúng ngay từ đầu giúp giảm vòng bổ sung, tránh hợp pháp hóa sai tài liệu và giữ kế hoạch nhập hàng không bị đứt quãng.

Nếu doanh nghiệp chưa chắc CFS có bắt buộc, giấy ủy quyền đã đủ phạm vi hay các biến thể sản phẩm có thể ghi chung một phiếu, nên rà hồ sơ trước khi ký và hợp pháp hóa tài liệu. Đây thường là bước tiết kiệm nhiều thời gian nhất trong toàn bộ quy trình.