Thủ tục tiến hành thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Thủ tục tiến hành thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam – Ngày nay, với sự phát triển không ngừng của nền kinh tế Việt Nam, các thương nhân nước ngoài đã nhìn ra được nhiều cơ hội phát triển tại đất nước ta. Chính vì vậy mà nhiều thương nhân muốn thành lập văn phòng đại diện cho công ty họ trên đất nước Việt Nam.

Nếu quý khách hàng đang có nhu cầu làm thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam thông qua nội dung bài viết dưới đây, Oceanlaw sẽ chia sẻ kinh nghiệm hơn 13 năm của chúng tôi trong lĩnh vực này cho quý khách hàng hiểu rõ hơn về quy trình làm thủ tục.

Cơ sở pháp lý

• Luật Thương mại năm 2005;
• Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Thương mại về việc thành lập, hoạt động, quyền và nghĩa vụ của Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
• Nghị định số 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu;
• Thông tư số 11/2016/TT-BCT quy định biểu mẫu thực hiện Nghị định số 07/2016/NĐ-CP.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Thương nhân nước ngoài chỉ được cấp Giấy chứng nhận hoạt động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam khi có đủ các điều kiện sau:

• Công ty nước ngoài đã được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật của nước có tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia nước này công nhận;
• Công ty nước ngoài đã hoạt động tại nước sở tại ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
• Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn giấy phép đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ tại Việt Nam;
• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện: tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam.
• Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;
• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài. Tài liệu này phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam;
• Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Bản dịch có chứng thực báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
• Bản dịch có chứng thực hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện.
• Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
  • Hợp đồng thuê văn phòng sao y chứng thực;
  • Bản công chứng Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê (nếu thuê của doanh nghiệp cần cung cấp thêm Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có chức năng kinh doanh bất động sản);
  • Ngoài ra, địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện công ty nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật

Lưu ý: Các tài liệu, trừ khi được quy định rõ ràng, phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. Toàn bộ hồ sơ cấp phép thành lập văn phòng đại diện do công ty mẹ ký và đóng dấu hồ sơ.

Các bước tiến hành thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài tại Việt Nam

Bước 1: Cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

• Thời hạn hoàn thành từ 07 – 10 ngày làm việc;

Bước 2: Khắc dấu tròn và đăng ký mẫu dấu của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

• Thời hạn hoàn thành: 05 ngày làm việc;

Bước 3: Đăng ký cấp Thông báo mã số thuế của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

• Thời hạn hoàn thành: 05 -07 ngày làm việc.

Các trường hợp không được cấp phép thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài tại Việt Nam

• Thương nhân nước ngoài không đáp ứng đủ các điều kiện như đã nêu ở trên;
• Thương nhân nước ngoài muốn kinh doanh hàng hóa, dịch vụ nhưng hàng hóa dịch vụ nó lại thuộc Danh mục cấm kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam;
• Trong thời gian 2 năm kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài cũng sẽ không đủ điều kiện để được đề nghị xin cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
• Có bằng chứng chứng mình cho thấy việc thành lập văn phòng đại diện này gây thương hại đến quốc phòng, an ninh trật tự, an toàn xã hội, truyền thống lịch sử, văn hoá, đạo đức, thuần phong mỹ tục Việt Nam và sức khoẻ của nhân dân, làm huỷ hoại tài nguyên, phá huỷ môi trường.
• Nộp hồ sơ không hợp lệ và không bổ sung đủ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép.

Tạm kết

Trên đây là những chia sẻ của Oceanlaw về “Thủ tục tiến hành thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam“, nếu còn gặp khó khăn, vướng mắc trong quá trình tiến hành làm thủ tục hồ sơ, quý khách hàng có thể liên hệ với Oceanlaw theo Hotline: 0903 481 181 để được hỗ trợ tư vấn. Xin chân thành cảm ơn!!!.

Tham khảo thêm

• Tư vấn thủ tục thành lập VPĐD tại Việt Nam