Thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Quảng Ninh

Việc tiến hành thành lập văn phòng đại diện là một trong những vấn đề được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm hiện nay. Việc đầu tiên để văn phòng đại diện đi vào hoạt động đó là đăng ký làm thủ tục thành lập văn phòng đại diện. Việc tiến hành đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Quảng Ninh được tiến hành như thế nào?

Để khách hàng nắm bắt được thủ tục trên, bài viết sau Oceanlaw xin cung cấp tới khách hàng thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Quảng Ninh.

• Luật doanh nghiệp 2014;
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP;
• Nghị định 50/2016/NĐ-CP;
• Nghị định 07/2016/NĐ-CP.

Văn phòng đại diện là gì? Đặc điểm và chức năng của văn phòng đại diện?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

=> Như vậy, ta có thể thấy văn phòng đại diên như một văn phòng liên lạc; Thực hiện các hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.

Đặc điểm của văn phòng đại diện

• Do chế độ hạch toán của văn phòng đại diện là hạch toán phụ thuộc nên việc kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp của văn phòng đại diện sẽ do doanh nghiệp chủ quản thực hiện.
• Văn phòng đại diện có Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động riêng.
• Không được trực tiếp kinh doanh, thực hiện nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.
• Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân.

Chức năng của văn phòng đại diện

• Văn phòng đại diện của doanh nghiệp có chức năng như một văn phòng liên lạc của công ty đối với đối tác và khách hàng.
• Thực hiện các hoạt động cung cấp thông tin, nghiên cứu, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới tai nơi đặt trụ sở chính của doanh nghiệp.
• Tiến hành rà soát thị trường, phát hiện hành vi xâm phạm ảnh hưởng xấu đến việc kinh doanh của công ty.
• Doanh nghiệp cần lưu ý: Văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời nào khác.

Ưu điểm và nhược điểm của văn phòng đại diện?

Ưu điểm của văn phòng đại diện:

• Tiện lợi trong giao tiếp với khách hàng ở một vị trí thuận lợi hơn là đến văn phòng công ty.
• Không phải nộp thuế môn bài.
• Có thêm một địa điểm thuận lợi hơn để trưng bày sản phẩm, đưa sản phẩm đến gần với khách hàng hơn.

Nhược điểm của văn phòng đại diện là:

• Văn phòng đại diện chỉ có chức năng quảng bá, tiếp thị và giao dịch.
• Văn phòng đại diện không có chức năng ký kết hợp đồng cũng như mua bán.
• Chỉ được giới thiệu sản phẩm, không được mua bán trực tiếp.

Khi văn phòng đại diện hoạt động tại Quảng Ninh mà không đăng ký sẽ bi xử phạt như thế nào?

Theo quy đinh Khoản 2 Điều 46 Luật Doanh nghiệp 2014 “Trường hợp lập chi nhánh, văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh, văn phòng đại diện”.

=> Như vậy, khi tiến hành thành lập văn phòng đại diện thì cần phải đăng ký tới cơ quan nhà nước có thẩm quyền

Nếu khi thành lập văn phòng đại diện tại Quảng Ninh nhưng không thực hiện đăng ký thành lập văn phòng đại diện thì sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều 37 Nghị định 50/2016/NĐ-CP đối với hành vi vi phạm quy định về thành lập, chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp “Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi Kinh doanh ở địa điểm mà không thông báo với Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp thực hiện hoạt động kinh doanh“.

Các lưu ý khi đăng ký thành lập văn phòng đai diện tại Quảng Ninh

Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu. Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”. Phần tên riêng trong tên văn phòng đại diện của doanh nghiệp không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”

VD: Văn phòng đại diện của công ty TNHH sản xuất XXX sẽ có tên là: Văn phòng đại diện số 1 – Công ty TNHH sản xuất XXX

Lưu ý: tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.

• Trụ sở chính của văn phòng đại diện không được là căn hộ chung cư chỉ có mục đích để ở.
• Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.

Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Quảng Ninh

• Thông báo theo mẫu;
• Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện;
• Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định người đứng đầu văn phòng đại diện.

Quy trình đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Quảng Ninh

– Thẩm quyền: Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Quảng Ninh.

– Cách thức thực hiện: Nộp trực tiếp, nộp qua đường bưu điện hoặc nộp online qua hệ thống đăng ký kinh doanh.

– Thời gian thực hiện: 03 – 05 làm việc.

– Trình tự thực hiện:

• Bước 1: Chuẩn bị bộ hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Quảng Ninh
• Bước 2: Nộp hồ sơ lên phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Quảng Ninh
• Bước 3: Khi nhận được hồ sơ hợp lệ của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh nhập thông tin vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để yêu cầu mã số văn phòng đại diện. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diệncập nhật thông tin về địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký
• Bước 4: Nhận kết quả thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện

Tạm kết

Trên đây là những chia sẻ của Oceanlaw về “Thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Quảng Ninh“, nếu quý khách hàng còn băn khoăn hoặc gặp khó khăn trong quá trình tiến hành thủ tục thì vui lòng liên hệ Hotline: 0903 481 181.

Tham khảo thêm:

• Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài